צילום: Photos go go

לכתבה הקודמת לכתבה הבאה

עוברים לטופסולוגיה אקולוגית

איך לצמצם את הניירת ולעבור לניהול מסמכים ממוחשב? ואיך להפוך את הביורוקרטיה הפנים-ארגונית לפשוטה, מהירה, ירוקה וישימה

הירשמו לאתר שלנו

קבלו מגזין דיגיטלי במתנה

הירשמו לניוזלטרים

ערכת טבחות במתנה

בכל ארגון, קטן או גדול, מצטברים מיום הקמתו עשרות טפסים ארגוניים ונהלים. לכל טופס מתלווה תהליך עבודה ופרוצדורת מילוי. בעידן שבו המודעות הירוקה גוברת, תוהים מנהלים רבים כיצד ניתן להפוך את תהליכי העבודה לנטולי נייר.

התשובה לכך מצויה במונח זרימת עבודה (Workflow) - ישום ממוחשב לתיאום בין פעילויות מתמשכות. זרימת עבודה היא תהליך המתרחש ברקע ותפקידו לקשר בין אנשים לאנשים, בין אנשים למערכות מידע ובין מערכות מידע לבין עצמן.

תהליכי זרימת עבודה חייבים לשמור על המשכיות, כך שגם אם השרת נפל, התהליך יימשך עם חזרת המערכת לתפקוד, כמו "מצב שינה", בו התהליך ממתין לאירוע ומתעורר בעת הצורך. תהליכי זרימת עבודהאמורים לספק לעובדים ולמנהלים חיווי על התקדמות התהליך, איתור צווארי בקבוק ושליטה ובקרה על מכלול התהליכים.

תהליכים אדמיניסטרטיביים ארגוניים מחביאים מאחוריהם הרבה מאוד פוליטיקה ארגונית, אמוציות, כבוד ומאבקי כוחות. שינוי נוהל, או מחשובו, מציף שאלות על מהות הנוהל. גורמים שונים בתהליך מנסים לנצל את המעבר כדי לשנות את הנוהל וליטול יותר כוח לידיהם. הניסיון מראה כי גם ניסוח של הודעת מייל, טרמינולוגיה של חיווי והודעות, עשויים להפוך למהות במקום להתרכז בתהליך עצמו.

לא להתבלבל עם BPM

יש נטייה לבלבל בין פתרונות  Human Workflowל-BPM, ניהול תהליכים עסקיים. אמנם באמצעות מערכות  BPM ניתן לממש גם פתרונות Human Workflow, אך במרבית המקרים מערכות BPM מורכבות מיועדות לאוטומציה של תהליכים מרובי מערכות, הקשורים ברצפות יצור או מידע ותהליכים "כבדים", הנוגעים בליבת הייצור הארגונית.

הטמעה של מערכת BPM הינה תהליך מורכב הדורש בחינה עמוקה, איפיון ויישום יקר. מערכות BPMמיועדות למתכנתים ואמורות לקצר זמני פיתוח, אך אינן מיועדות למיישמים  ומנתחי מערכות.

פתרונות  Human Workflow, לעומת זאת, מאפשרים להעביר תהליכים אדמיניסטרטיביים מבוססי נייר לתהליכים ממוחשבים. דוגמאות לתהליכים אדמיניסטרטיביים הם בקשת חופשה, יציאה להשתלמות, קליטת עובד, עזיבת עובד, החזר הוצאות, תהליכים סביב מסמכים וכו'. פתרונות Human Workflowטובים מאפשרים למיישמים להקים תהליכים בקלות ולהפחית את התלות במפתחים.

ההחלטה על פתרון BPM צריכה להיות נפרדת מהחלטה על פתרון Human Workflow ויתכן כי הפתרונות יהיו נפרדים ויחיו זה לצד זה. יישום של תהליך BPM בודד עשוי להימשך שבועות, לעומת יישום תהליך Human Workflow שצריך להימשך בין שעות בודדות לימים.

טיפים להטמעה מהירה ומוצלחת של Human Workflow

• מהקל לכבד – בחירה בתהליכים פשוטים עם מינימום פוליטיקה ארגונית. ישום מהיר של הרבה תהליכים וטפסים ולא התעקשות על התהליך המורכב ביותר בארגון כנקודת פתיחה.
•  בחירה בתהליכים הממחישים ROIלמרות שהם פחות מורכבים.
• תהליכים חצי אוטומטיים, החלפת הנייר בקובץ – יש לשקול לבחור בראשית הדרך טפסים שאולי לא ימוחשבו באופן מלא, אלא ימולאו כקובץ Word/Excel וייבנה רק תהליך זרימת עבודה שינייד את הקובץ. בשלב שני, תיעשה החלפת הקבצים בטפסים אלקטרוניים.
•  בחינת פתרונות מדף גנריים למחולל טפסים, כגון Microsoft SharePoint 2007עם שירותי Form Server ופתרון  Human Workflow אינטגרטיבי לסביבת SharePoint כמו Nintex Workflow. חשוב לבחור פתרונות המיועדים למיישמים ולא למתכנתים.
• מימוש 100% מהטפסים עם 80-90% מהיכולות; ולא 0% טפסים עם 100% יכולות.
• חיבור למערכות ליבה במידת האפשר.
• הקפדה על סוגיית ההרשאות. כל השותפים בתהליך רואים את הטופס במידת הצורך אך לא רואים טפסים שאינם מורשים לראות.
• בחירה בפתרון אחיד שיבטיח ניהול תהליכים על מסמכים, טפסים, ופריטים באופן זהה.
• שימוש במייל או בתוכנת מסרים מיידיים ארגונית. המשתמשים רגילים לעבוד בסביבה מבוססת דואר אלקטרוני ולכן הודעות ומשימות צריכות להישלח לדואר אלקטרוני או לתוכנת המסרים המיידיים במידה שהיא מוטמעת בארגון.
•  חיבור להיררכיה הארגונית (רצוי שתתבסס על Active Directoryאך אפשרי להתחבר גם למערכות HR).
• יכולת לשכפל תהליכים או ליצור תבניות ולעשות בהן שימוש חוזר, כמו גם יצירה של תבניות להודעות.
• שימוש ביכולות מעקב בזמן אמת על זרימות העבודה וצווארי בקבוק.

הכותב הוא CTO ומנהל אזורי תחום מיקרוסופט בבינת מערכות תוכנה

תגובות

טוען הודעות