מהן המעילות הנפוצות ביותר? המונח מעילה כולל גניבות, הונאות ותרמיות, שמבוצעות על-ידי עובדים בכל הדרגים, ושיש בהן רווח כספי. להלן פירוט הסוגים הנפוצים מחולקים לפי סוג הגורם שמבצע את המעילה:
מעילות המבוצעות על ידי קופאים
כספי הארגון עוברים במרבית המקרים דרך הקופאים. עמדה זו מאפשרת לקופאי לגנוב כספים לפני רישומם בספרים, דבר המקשה מאוד על איתור הגניבה.
אי רישום תקבולים בקופה - הקופאי מאתר קונים שאינם צריכים קבלה על הקניה, כגון: ילדים או אנשים שממהרים, ואת התמורה מהקניה משלשל לכיסו. במידה שהגניבות מבוצעות בהיקפים קטנים, מתקשה הארגון לזהות את הגניבות.
שימוש בקבלות מזויפות - הקופאי פונה לבית דפוס מבקש להפיק קבלות הזהות לקבלות הארגון. בשעות בהן בעלי העסק אינם נמצאים במקום מוציא הקופאי את הקבלות המזויפות ומשלשל לכיסו את התקבולים.
שימוש חוזר בקבלות - בשיטה זו נוהג הקופאי, לרוב בשיתוף פעולה עם אדם נוסף, לעשות שימוש חוזר בקבלות העסק. לאחר קניית כרטיסים לא תולש הסדרן את ספח הביקורת ומחזיר את הכרטיס לקופה למכירה נוספת, שלא נרשמת בקופה. שיטה נוספת המקובלת אצל קופאים היא איסוף קבלות שנזרקות ומכירתן שוב.
שימוש בקבלות של עסק אחר - הקופאי מקבל קבלות של ארגון אחר, העוסק בתחום פעילות זהה לארגון בו הוא עובד. העובדה שקבלות רבות במשק ניתנות על שם חברה ולא על שם החנות מקלה מאוד על ביצוע המעילה.
מתן אישור של חברת כרטיסי אשראי - לקוחות רבים במשק מסתפקים בקבלת האישור מחברת האשראי על ביצוע העסקה. עובדה זו מאפשרת לקופאים לתת אישור במקום קבלה. את סכום הקניה לוקח הקופאי במזומן מהקופה. במקרים אחרים התגלה כי קופאים שמים בעסק מכשיר הרשום על שם חברה אחרת.
החלפת מזומן בשקים עתידיים - שיטה נפוצה למעילה בכספים היא באמצעות החלפת תקבולים שמתקבלים במזומן בשקים עתידיים של הקופאי, משפחתו או השוק האפור. בדרך זו נהנה הקופאי מהלוואה ללא ריבית מהעסק. במידה שהקופאי מפקיד את הכספים בבנק הוא יכול אף ליהנות מריבית.
גניבת כספים והחזרתם ערב ספירת הקופה - קיימים ארגונים שמקבלים מדי יום סכומי כסף גדולים. כספים אלה מתקבלים בקופה ומועברים מדי יום לבנק, ובמקביל נרשמת ההכנסה בספרים. במקרים בהם לא נערכת ספירה יומית על ידי הממונים, יכולים הקופאים לקחת כספים אלה ולהחזירם בשלב מאוחר יותר. העובדה שגופים רבים עורכים ספירות פתע רק לעתים רחוקות, ולא מבצעים התאמות עם הלקוחות, מקילה מאוד על הקופאים בביצוע גניבת הכסף והחזרתו ערב ספירות הקופה. למחרת הספירה לוקחים שוב הקופאים כספים וחוזר חלילה.
קל לגנוב. אילוסטרציה: ASAP Photos
מעילות המבוצעות על ידי מנהלי חשבונות וחשבים
חשבים ומנהלי חשבונות אחראים על הרישומים בספרי החברה. תפקיד זה מציב אותם בעמדת מפתח שמאפשרת ביצוע רישומים כוזבים בספרים והסתרת המילה.
גניבת תקבולים מלקוחות ורישום הנחות, זיכויים או חובות אבודים - אחת השיטות הפשוטות ביותר לגניבת כספים והסתרת המעילה היא באמצעות רישום פקודות יומן כוזבות. מאחר שהלקוח שילם כספים שלא נרשמו בספרים, נוצר חוסר התאמה בין היתרות בספרי הארגון לבין היתרות בספרי הלקוח. הסתרת ההפרש תתבצע על ידי הקטנת היתרה בספרי העסק באמצעות רישום פקודות יומן תמימות, כגון הנחה. התוצאה: היתרה בספרי הארגון ובספרי הלקוח זהה.
גניבת תקבולים וגלגול היתרות בין כרטיסים שונים של לקוחות עד לכרטיסים שקיים קושי לבדוק, כגון: הפרשי מימון והפרשי שער - בדרך זו מסתירים את המעילה על ידי גלגול היתרות בין כרטיסי לקוחות שונים עד להעברת היתרה לכרטיסים שלא נבדקים באופן שותף, כגון: הפרשי שער והפרשי מימון.
גניבת כספים ורישום זיכויים בכרטיסי ספק - מנהל החשבונות/חשב רושמים כי התשלומים שולמו לספק. מאחר שהספק לא קיבל את הכסף ייווצר חוסר התאמה בין הכרטיסים של הארגון והספק. הסתרת המעילה תתבצע על ידי רישום פקודת זיכוי בכרטיס הספק בצורה שתעמיד את היתרות בשני הכרטיסים על סכום זהה. רק עיון בתנועות בשני הכרטיסים תגלה את המעילה.
שימוש כפול בחשבוניות של הספק וגניבת התשלומים לספק - בשיטה זו מציג החשב/מנהל החשבונות פעמיים את אותה חשבונית של ספק לגורם שחותם על השקים. לאחר הכנת השק לספק, מסב המועל את השק. בשיטה זו, בדומה למעילה הקודמת היתרות בכרטיסי הספק והארגון זהות.
שינוי פרטי חשבון הבנק של הספק לפרטי חשבון בנק של מקורבים - גופים רבים במשק מבצעים תשלומים באמצעות מס"ב (מערכת סליקה בנקאית). גורמים להם הרשאה לשינוי פרטי חשבון של הספק יכולים לשנות את פרטי חשבון הבנק של הספק לפרטי חשבון הבנק שלהם. התשלומים שהיו מיועדים לספק יועברו לחשבון המועל. העובדה שמערכת מס"ב מבצעת את התשלום לפי מספר חשבון ללא אימות פרטי שם הספק, מאפשרת את ביצוע המעילה. במרבית המקרים ייעלם המועל לפני שהספק יתלונן כי לא קיבל את כספו.
גניבת כספים של לקוחות ומשלוח אישורי יתרות כוזבים ללקוחות - מעילה זו נפוצה במקרים בהם הארגון מטפל בכספי לקוחות. במקרים אלה העובד יכול למשוך כספים מחשבונות הלקוחות. הסתרת המעילה מתבצעת על ידי משלוח אישורי יתרה כוזבים ללקוח, המצביעים על היתרה שהיתה אמורה להיות בחשבון לפני משיכת הכספים.
גניבת כספים מח-ן הבנק וביצוע התאמות בנק כוזבות - מנהלי חשבונות/חשבים אחראים במסגרת תפקידם על ביצוע התאמות בנק. במקרים בהם לא מבוצעת בקרה על פעילותם יכולים עובדים אלה לגנוב כספים באמצעות זיוף שקים או בדרך אחרת ולהסתיר את הגניבה על ידי רישומים כוזבים בהתאמות הבנק שמבוצעות על ידם.
מעילות של מנהלים וקניינים
מנהלים וקניינים אחראים על ביצוע רכישות בהיקפים גדולים. עמדה זו מאפשרת להם לבצע תרגילים שונים, כמפורט להלן:
רכישת מוצרים או שירותים במחיר גבוה מהמחיר ההוגן וחלוקת ההפרש עם הספק - במקרים בהם לא קיימת בקרה נאותה על מחירי הרכישה שמבצע הארגון, יכולים המנהלים לרכוש מוצרים או סחורות במחירים מנופחים. את ההפרש בין מחיר הקניה למחיר ההוגן מחלקים העובד והספק. הסבר למחיר הגבוה יותר יכול להיות: איכות טובה יותר, לחץ זמן לביצוע פרויקט וכדומה.
רכישת מוצרים באמצעות חברת קש - מנהלים וקניינים יכולים גם להקים חברת קש ולבצע רכישות באמצעותה. בדרך זו נשארים הרווחים בחברת הקש שבבעלות המנהל. בהתאם ליכולת המנהל או הקניין לשלוט במחיר הקניה כך הוא יכול להשאיר חלק גדול יותר מהרווח בחברת הקש.
מכירת מוצרים או שירותים במחיר נמוך מהמחיר ההוגן וחלוקת ההפרש עם הלקוח - שיטה הדומה לסעיף הקודם, אבל במכירת נכסים של הארגון במחירים נמוכים. לרוב המכירות מבוצעות לקרובי משפחה או לגורמים קשורים כשההפרש בין המחיר ההוגן למחיר המכירה בפועל מתחלק בין העובד ללקוח. הסברים למחיר הנמוך יכול להיות מוצרים פגומים, סוג ב' וכדומה.
ניפוח הכנסות או רווחיות של החברה לצורך קבלת בונוסים - במשכורתם של מנהלים רבים במשק ניתן למצוא קשר ישיר לרווחיות הארגון. היכולת של המנהלים "לשחק" עם התוצאות הכספיות, יכול להגדיל את משכורתם בהיקפים משמעותיים. ניתן לשחק בתוצאות הכספיות בצורות רבות: הקדמת הכנסות או דחיית הוצאות, ניפוח מלאים, הכרה בהכנסות שמבחינה חשבונאית לא מותרות ועוד.
אישור תשלומים בגין שירותים או מוצרים שלא סופקו לחברה - המנהלים יכולים לאשר לתשלום חשבוניות של מוצר או שירות שלא התקבלו כלל. התשלום במקרים אלה יתחלק בין מוציא החשבונית והמנהל.
הטיית מכרזים או תפירת מכרזים - מחקרים שנערכו בעולם מצאו כי על כל דולר שמקבל קניין, ניזוק הארגון בסכום של 500 דולר. יכולת הקניינים לקבוע מי יהיה הספק עמו יעבוד הארגון שווה לספק כסף רב. קיימים לא מעט ספקים שמוכנים לשלם לקניינים עבור העדפת המוצר שלהם על אחרים. חשוב לציין כי במרבית המקרים משלם הארגון את העלות הנוספת של תשלום השוחד לקניין.
עמדות מפתח בבנק מאפשרות ביצוע רישומים כוזבים בספרים. אילוסטרציה: stock.xchng
מעילות המבוצעות על ידי חשבי שכר
חשבי שכר נהנים במקרים רבות מאמון מלא מצד המנהלים שלהם. העובדה שנושא השכר הוא מורכב וסבוך, קיימים שינויים רבים בהיקף התשלומים מחודש לחודש, דבר המקשה על הבקרה, והעובדה שהתשלומים מבוצעים תמיד בלחץ זמן, הם חלק מהסיבות ליכולתם של חשבי השכר למעול בקלות יחסית.
רישום עובדים פיקטיביים וקבלת התשלום בגינם - קיימים ארגונים בהם עובדים מאות ואף אלפי עובדים. במצב בו הבקרה על מספר העובדים אינה טובה, יכולים חשבי השכר להוסיף לרשימת מקבלי השכר מספר עובדים פיקטיביים למערכת מקבלי השכר של הארגון ולגנוב את השכר בגינם.
ניפוח תשלומי שכר לעובדים מקורבים - שכר העובדים מושפע ממספר מרכיבים בהם מספר שעות עבודה, תעריף לשעת עבודה ותשלומים והחזרים שונים. שינוי של כל אחד מהמרכיבים של תלוש השכר, כגון: מספר השעות, ותק, דרגה, השכלה, החזרי הוצאות נסיעה וכו' ישנו את השכר של העובד. קיימים מקרים בהם ביצעו חשבי השכר שינויים במרכיבי השכר של מקורבים להם והתחלקו בהפרש עם העובדים.
המשך תשלום לעובדים שעזבו במשך מספר חודשים וקבלת התשלום בגינם - דרך נוספת למעילה היא באמצעות השארת עובדים שעזבו ברשימת מקבלי השכר מספר חודשים וקבלת התשלום בגינם. דרך זו דומה לרישום עובדים פיקטיביים ומבוצעת במקרים בהם קיימת בקרה על עובדים חדשים, או במקרים בהם קיים חשש כי עובדים לא מוכרים יעוררו חשד. חשוב לציין כי תשלום לעובדים שעזבו אינו חריג מאחר שבמקרים רבים מבוצעת סגירת חשבון עמם לאחר שכבר עזבו את הארגון.
מעילות המבוצעות על ידי מחסנאים
הגישה שיש למחסנאים למלאי הנכסים של הארגון מעמיד אותם בעמדה המאפשרת להם לגנוב סחורה מהמחסן. עם זאת, חוסר במלאים יתגלה במסגרת ספירות מלאי. הסתרת הגניבות תתבצע לרוב באחת השיטות הבאות:
גניבת סחורה ורישום השמדות מלאי - אחת מנקודות החולשה של ארגונים רבים היא חוסר הבקרה על השמדות של מוצרים פגומים, או כאלה שעבר מועד השימוש בהם. בהעדר בקרה יכול המחסנאי לגנוב סחורה ולהסביר את החוסר בהשמדות מלאי.
גניבת סחורה וזיוף ספירות מלאי - גניבת מלאים תתגלה במועד ספירת המלאי. זיוף תוצאות הספירה, כך שיראו על כמות מלאי גדולה יותר מהרשומה בספרים, תסייע בהסתרת המעילה. זיוף הספירה יכול להתבצע על ידי ספירת סחורה פעמיים, "טעויות" בסיכומים והכפלות, הוספת פריטים לאחר ביצוע הספירה, רישום סחורה שלא שייכת לארגון וכד'.
גניבת סחורה ורישום כוזב של יציאות וכניסות מהמחסן - רישום כמות קטנה יותר של סחורה בספרים מזו שנכנסה בפועל למחסן, או רישום כמות גדולה יותר ביציאה מהמחסן, יסתירו גניבות של סחורה. פעולות אלו יכולות להתבצע כשקיימת בקרה לקויה על הכניסות והיציאות מהמחסן.
מעילות המבוצעות על ידי עובדים מן השורה
גם עובדים שאין להם גישה לכספים או נכסים יכולים לרמות את הארגון. מאחר שלכל עובד יש תלוש שכר, הרי שהוא יכול לרמות דרך תלוש השכר שלו. התרמיות מבוצעות לרוב באחת מהדרכים הבאות:
החזרי הוצאות כוזבים - עובדים רבים זכאים להחזרים בגין הוצאות שהוצאו במסגרת העבודה, כגון: מוניות, מלונות, טיסות, מסעדות ועוד. החזרים אלה במקרים רבים מועברים דרך הקופה הקטנה, שם הבקרה טובה פחות. עובדים שמזהים נקודת חולשה דורשים החזרים עבור הוצאות פרטיות שלהם או בגין קבלות שאספו ממקומות שונים.
דיווח על שעות עבודה שלא בוצעו - הגדלת כמות שעות העבודה של העובד בצורה כוזבת תביא לתשלום מנופח של שכר העובד. הדרך לעשות זאת היא באמצעות העברת כרטיס הנוכחות על ידי עובד אחר או על ידי דיווח על שעות שלא בוצעו במקומות שאין שעון נוכחות.
מעילות המבוצעות על ידי ספקים
מעילות לא מבוצעות רק על ידי עובדים ומנהלים בארגון אלא גם על ידי גורמים חיצונים, כגון: ספקים, לקוחות ונוכלים. ספקים מנצלים מצב של חוסר בקרה על דרישות התשלום שלהם לצורך דרישת סכומים שאינם מגיעים להם באחת משתי הדרכים הבאות:
משלוח חשבוניות כפולות - הונאה זו נפוצה מאוד בקרב ספקים וידועה גם בכינוי "שיטת מצליח". בהונאה זו שולח הספק חשבונית "נאמן למקור" או חשבונית חדשה עבור שירות או מוצר שכבר סופק, אולם בהפרש זמן מהחשבונית הראשונה. במידה שהארגון מגלה את התרמית, ממהר הספק להתנצל וטוען שמדובר בטעות תמימה. מיותר לציין כי שיטה זו מגדילה את רווחי הספקים בעשרות אחוזים.
הגשת חשבוניות שלא בהתאם להסכם - מעילה זו מורכבת מווריאציות שונות, אשר בכולן מגיש הספק חשבוניות שלא בהתאם להסכם. החשבוניות יכולות לכלול יותר מוצרים ממה שסופקו בפועל או באיכות גבוהה יותר ממה שסופק. טעויות בסיכומים, במדדים ובשערי חליפין הן דרך לגבות סכומים ללא הצדקה. אי קיזוז מקדמות מהווה דרך נוספת של ספקים לרמות ארגונים.
