לכתבה הקודמת

סדר מוכרח להיות

כיצד לפתח הרגלי זמן שיעצימו את המיקוד, השליטה והיעילות בסיוע כלים טכנולוגיים פשוטים וזמינים לכל

הירשמו לאתר שלנו

קבלו מגזין דיגיטלי במתנה

הירשמו לניוזלטרים

ערכת טבחות במתנה

מה רוצים מנהלים ועובדים? להיות ממוקד, לדעת בכל רגע נתון מה הן מחויבויותי ומשימותי, להתמקד במה שהגדרתי כחשוב באמת, לדעת אילו משימות האצלתי ומה מצב המשימות שיש להן תאריך יעד, לנהל סדר יום המאפשר הקצאת זמנים למשימות וביצוע איכותי (במקום ביצוע ברגע אחרון), לבצע מעקב תכנון-לעומת-ביצוע בקלות ומתוך בסיס מידע מאורגן ובהיר, לקבל תזכורות לתעדוף משימות קריטיות המקדמות השגת יעדי ביצוע, להרגיש את ההקלה שבפרו-אקטיביות (יש לי שליטה) לעומת תגובתיות (אני מגיב לאירועים).

רובנו מודעים להרגלים אשר יקדמו אותנו לניהול בזמן באופן יעיל וגם אפקטיבי. הרגלים כמו: סיום יום עבודה תוך תכנון המחר, פתיחת יום עבודה בהקצאת משימות לשותפי תפקיד, התעדכנות, הקצאת זמן לחשיבה ולתכנון ולא רק לביצוע, האצלה, קבלת דיווח על ביצוע משימות שהאצלנו, ניהול בסיסי נתונים שונים המאפשרים לשותפי משימה להתעדכן, השקעת זמן גם בחשובים ולא דחופים ועוד.

למנהלים, האחראים על ביצועיהם של עובדים נוספים, יש אחריות נוספת מעבר להרגלי ניהול הזמן שלהם (דוגמא אישית) - אחריות להרגלי ניהול המשימות והזמן של העובדים שלהם, והם אינם יכולים להסתפק במבט על מפת זמנם האישית. מנהלים רבים רוצים להעצים את יכולתם של עובדיהם לניצול נכון של משאב הזמן, התמודדות עם דברים בלתי צפויים ושינויים, יכולת התכנון לצד הגמישות בביצוע ועוד.

את הקושי והאתגר כולנו מכירים, חלק מאיתנו מתמודדים בהצלחה עם הרגלים לא יעילים שרכשנו, אבל רובנו מרגישים שיש עוד מקום לשיפור: "אם רק יכולתי להציב גבולות", "אם רק יכולתי לקיים את סדרי העדיפויות שתכננתי היום בבוקר", "אם היו לי שעתיים פנויות ביומן הייתי יכול לסגור את פער המשימות שנדחות כל העת, ואני מגיע אליהן רק מאוחר בלילה/בסוף השבוע".

הכלים וה"טיפים" ידועים, הם נדונים בסדנאות ניהול משימות וניהול זמן, בספרי "עזרה עצמית" להשגת יעדים אישיים, וגם בתהליכי התייעלות ארגוניים שונים. לצד כל אלה, קיימים כלים אישיים, טכנולוגיים, המסייעים להטמעת הרגלים חדשים בניהול זמן. אלה מכוונים ליצור את אותן תחושות של שליטה ושל יעילות.

הקושי ליישם את הידוע והברור נובע מקשיים במעבר לסגנון אישי שאינו טבעי לנו, אולם למידה קצרה, תרגול ויישום מיידים יוכלו לייצר פתרון לחוויית הלחץ, לאוסף המשימות ותחומי האחריות, לריבוי המחויבויות, וכמובן - הצורך לזכור את כולם ולעמוד בכל הציפיות, בו-בזמן.

עם מה אנחנו מתמודדים?

• סגנון אישי בניהול המשימות - חלקנו עובדים טוב יותר תחת לחץ וקצב עבודה מהיר, בעוד אחרים עובדים היטב כשיש מספיק זמן להשלמת המשימה ואין "הנחתות".
• תרבות ארגונית - ארגון בו מקפידים על ניהול הפרויקט באמצעות Gant ותוכנות לניהול פרויקטים מקדם עבודה מאורגנת יותר בין שותפי פרויקט; ארגון בו קיים הרגל של reply all במשלוח mail מקשה על ניהול mail ממוקד וקצר בזמן.
• הגדרת התפקיד האישי - למשל, מנהל שבצוותו עובדים חדשים, או מנהל בתפקיד שירותי חייב לענות כמעט מיידית לפניות ורמת השליטה שלו בזמן נמוכה יחסית.

מסתבר, כי גם טכנולוגיה זמינה מהווה גורם שיכול לקדם או לבלום את ניהול מושכל וממוקד של משימותינו. החדשה הטובה היא כי תוכנות וכלים טכנולוגיים לניהול זמן. בנוסף, אנשים נוטים לנצל רק חלק מיכולותיו, כמו שקיימת נטייה לממש רק חלק מההמלצות הקלאסיות של תוכניות שונות לשיפור. יתרון התוכנה הוא בהיותה ידידותית וקלה להפעלה. הכרת מודל עבודה נכון יותר והבנה כיצד הטכנולוגיה מסייעת ותומכת ביצירת הרגלי ניהול זמן חדשים - יכולה לשפר משמעותית את יכולת המנהל לנהל את משימותיו באפקטיביות וביעילות. על מנת למקסם יכולות אלו נציג כאן תפיסה ופעולות שכל אחד יכול לבצע, ובכך להגביר את מידת השליטה שלו במידע הקשור למשימותיו ובביצוע מיטבי של פעולות כמו מעקב ובקרה.

כל המשימות, המחויבויות וההסכמים (סיכום ישיבה, היענות לבקשה בע"פ וכו') - חייבים להיות ידועים, ברורים וכתובים, כך שתוכלו לשלוט בהם ולנתב אותם (לעובד אחר, לתאריך אחר). רשימה אחת של משימות מאפשרת לתעדף משימות במהירות, גם לאור שינויים.

מספר המקומות בהם אתם "אוספים" משימות (מענה קולי, תיבת mail, פתקאות/פנקס, תא במזכירות, מערכת למעקב החלטות וכד') חייב להיות מינימלי (כדי שלא נשכח איפה לא בדקנו). בסיום יום עבודה כל המידע שנאסף יעודכן ב Outlook (זיכרון בלתי מוגבל, גיבוי, ויתרונות של ניהול Task). פיתחו משימה חדשה (New task) לכל מחויבות והסכם או משימה שהוטלה עליכם.

רשימת משימות אחת מאפשרת מיקוד, שליטה ויכולת בקרה (מה הישגי והיכן אני צפוי לא להשיג את יעדי הביצוע שלי). מבט יומי על כלל המשימות מאפשר לנתבן מחדש, בהתאם לשינויים אפשריים, ולבצע מעקב משימות בצורה מרוכזת בסוף היום. (גם המלצה זו ניתנת ליישום ב- task ב- Outlook שלכם).

גרירת mail ל-task והפיכתו למשימה (בכדי לנהל רשימת משימות אחת בלבד). חלק מהדואר האלקטרוני שמגיע ל-inbox מכיל משימות עבורכם. יחד עם זאת ה-Inbox מכיל גם עדכונים, מאמרים, התייעצויות, מצגות, הזמנות לכנסים, תכתובות אישיות, בדיחות ועוד. כדי לשמור על רמת השליטה ולהימנע מבלגן וממצב שבו משימה חשובה אובדת, כדאי לסרוק את ה-inbox סריקה ראשונית ולגרור כל מייל שהוא משימה ל- task. תפקודו העיקרי של ה inbox הוא רק "תחנת מעבר" וכן משמש כתיקיות לשמירת מסמכים ותיעוד.

עיבוד רשימת משימות לקטגוריות - בהתאמה לסידור ערימות המשימות לפי נושאים/דחיפות - גם כאן הטכנולוגיה תומכת ביצירת סדר וארגון. שימוש בפונקציית "קטגוריה" (נמצא בכל פריט משימה שנפתח) מאפשר מבט מהיר על משימות לפי נושאים (לקוחות, פרויקטים) או בהתאם למיקום הביצוע (שיחות טלפון / מחשב / פגישות אישיות). הכלל החשוב כאן הוא שביצוע משימות דומות באופן מקובץ חוסך זמן. כך ניתן לסגור זמן ביומן לפעולות שונות.

היו פרו-אקטיביים ביצירת הרגלי עבודה עם עמיתים ושותפים, צרו מודעות להרגלי ניהול הזמן שלכם והקפידו על קיומם (תוך גמישות ושיקול דעת, כמובן) - מילוי שדה "השלמת משימה" על ידי שותפי תפקיד להם האצלתם משימה (באמצעות "הקצאת משימה"), יאפשר לכם לקבל דיווח במקום לחפש מידע; יצרו הרגלי עבודה בקרב עמיתים כך שלא ישלחו אליכם mail ברגע האחרון, אלא יאפשרו לכם להקצות לו זמן, יידעו אתכם על אי עמידה בלוח זמנים שנקבע.

הקפדה על תעדוף משימות, והתאמתן לשינויים. עצרו לרגע את המירוץ אחר ביצוע המשימות ותעדפו אותן לפי קריטריונים ברורים (ובעיקר לפי חשיבות ודחיפות). תעדוף מחודש מאפשר לדחות משימות שהתיישנו בכדי לקדם משימות קריטיות.

והמלצה ותיקה אך עדין נכונה - עצרו לתכנן, בפרקי זמן קצובים, את המשך היום / השבוע / החודש. קבעו ביומן "מופע חוזר" של משימת התכנון. כך יש סבירות גבוהה יותר שאכן תבצעו תכנון גם ברמה שבועית. בזמן זה ערכו סקירה של הישגים אל מול יעדים/משימות עתידיים

הניסיון בשטח - Case studies

הטמעת תפיסות ניהול זמן מהווה אחד הנושאים ה"חמים" בפיתוח מנהלים. טווח פעילויות ההתערבות הוא רחב - החל מתהליכים ארגוניים של הגדרת עקרונות ו"הרגלים ארגוניים", סדנאות הדרכה ולווי מנהלים להטמעת וכלה בסדנאות קצרות או פגישות יעוץ ולווי אישי למנהלים. מטרת כל אלה - לייצר הבנה והסכמה על השינוי הנדרש (בתפיסה, בהתנהגות) תוך מתן ידע וכלים קלים ומהירים ליישום.

מנהלים בחברות כמו - כימיקלים לישראל (תרכובות ברום, מפעלי ים המלח, רותם), Netvision , Microsoft, Netcom, אוניברסיטת תל אביב, Amdocs, AIG ועוד, וכן מנהלים רבים בתהליכי פיתוח מנהלים - למדו ומיישמים כלים אלה בהצלחה.

לצד זאת, מעבר לכלים הנלמדים ולתרגולם, תוך יצירת מערכת ממוחשבת אישית על שולחנו של כל מנהל, יש חשיבות רבה לתהליך ההטמעה - הכולל את מיפוי והבנת הקשיים בהטמעת הרגלים ספציפיים וכמובן - התאמת הפתרונות לשגרת הניהול של כל מנהל תוך שדרוגה.

תגובות

טוען הודעות